为进一步加强全局档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高科学化管理水平，助推文广旅系统工作高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案管理条例》，结合我局实际，特制定本制度。

一、管理责任

（一）局办公室是全局档案工作综合管理部门，负责落实、指导、跟踪、督促全局档案（不含财务、人事、执法档案）归集、立卷、保管利用工作。

（二）局政策法规、财务、人事、执法部门，各负责本部门的相关业务档案的归集、立卷、保管利用工作，配合局机关其他业务处室做好重要活动档案归集。

（三）机关其他处室主要负责年度承办上级或本级重大会议、重要活动、重点工作的档案归集、整理、移交局档案室工作。

（四）各直属单位具体负责本单位档案归集、立卷、保管利用管理工作，承担主体责任。

二、立卷归档

（一）归档门类

1.文书档案：上级党政机关来文、同级机关来文来函、下级单位请示报告等；本单位领导参加的各类会议材料等；各处室办理完毕的规范性、政策性、重要业务性文件等具有保存价值的各种文件材料及业务工作资料。

2.重大活动、重要会议档案：本单位组织或参与开展的重大活动、重要会议的方案、通知、计划、图表、照片、音像视频等档案。

3.人事档案：本单位人事处工作各类发文、干部任免事项会议记录本、人员招录辞职、工资审批、退休审批、公益性岗位管理、因私出国审批、考核奖惩等档案。

4.基建档案：本单位新建、改扩建工程相关材料，包括（前期项目立项、审批、招投标、勘察、设计，施工阶段所产生的建筑、安装文件，项目竣工、验收、图纸）等文件。

5.会计档案：本单位财务工作中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表、银行对帐单等会计资料。根据《中华人民共和国财政部国家档案局令第79号》要求，对永久类（年度部门决算、会计年报、工资清册等）需在档案系统中做好卷内目录扫描挂接处理，按要求做好标准规范的装订工作，对定期30年和定期10年需做好案卷目录输目工作，实现归档数字化统一。

6.编研档案：各处室编印的政策法规汇编、公开或内部发行的各类出版物、书籍、刊物、资料等。

（二）档案形式

1.文字档案：包括文书档案，用文字记录的书面材料等。

2.照片档案：反映本单位成果的图表、音像、光盘等；上级领导参加本市涉及我局重大活动的照片等资料。

3.实物档案：局机关、直属单位获得省级及以上、市级及以下荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物。

（三）归档原则

1．坚持“主要领导亲自抓、分管领导具体抓”的原则。各单位主要负责人为本单位档案管理第一责任人，负责统筹协调档案管理制度建设、人员调配、经费保障等；分管负责人具体抓好档案管理制度、内容、标准、措施落实，确保档案管理规范化；明确专职（兼职）档案管理人员，学习档案管理工作技能、负责本单位归档具体工作，做好各类归档文件材料的检查验收和保管、保证档案质量符合档案行政管理部门的规定和要求。

2．坚持“谁主办谁负责”的原则。在组织开展重大活动、重要会议时，担任主办或承办任务的相关单位或部门负责人为档案归集管理第一责任人，应当牵头归集管理档案，待活动结束后按归档要求、时间及时向办公室移交，确保档案管理完整性。

3．坚持“同步工作同步归档”的原则。在日常开展工作中，各单位、各部门应及时做好档案归集工作，特别在组织开展重大活动初期，就应当指定专人负责，按照边推进工作边归集整理要求，及时搜集归档，确保档案管理及时性。

（四）归档要求

1．凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

2．归档的文件必须准确地反映本机关各项活动中的真实情况和历史过程。各处室应指派兼职档案管理员做好此项收集工作。各处室每季度将发文及需归档的材料（红头件、附件、拟稿纸、请示件的批复)等收集齐全，针对附件是装订成册较厚的需提供纸质和电子档PDF格式，填写档案移交清单与材料一起移交办公室（需一式二份）,确保应归档的文件材料符合“双套制”管理。

3．归档的文件材料必须达到：齐全完整、字迹清晰、页面整洁、手续完备。禁止在归档文件中使用圆珠笔、铅笔。

4．照片档案的文字说明必须符合“六要素”（事由、时间、地点、人物（单位、职务、姓名、方位）背景、摄影者等六个要素，概括的揭示出照片档案所反映的全部信息。

5．根据苏委办发〔2014〕2号，《市委办公室市政府办公室关于转发<苏州市档案馆收集档案范围实施细则>的通知》的要求，被列入市档案馆进馆范围的单位形成的保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案，一般自档案形成之日起满10年向市档案馆移交。

6.文书档案的划控，主要是根据档案内容，把本单位确定移交的档案划分成如下三类：(针对进市档案局单位需划控）

(1)控制利用档案。是指档案自形成之日起未满25年或已满25年但涉及国家安全、重大利益及其它到期不宜开放的档案，利用这部分档案需要办理相应的审批手续。

(2)可以提前开放的档案。是指移交进馆后就可以开放给全社会查阅的档案，我国公民凭身份证即可查阅。

(3)满25年可以开放的档案。是指档案自形成之日起满25年可以开放给全社会查阅的档案，我国公民凭身份证即可查阅；如果利用时，档案自形成之日起未满25年，则需要办理相应的审批手续。

（五）归档时间

1．机关各处室应每季度归档一次，并于季度后次月10日前，将上季度档案在局办公室档案管理人员监交下，移交局档案室，并做好交接签字。

2．承办上级主办的或本级主办的重大活动、重要会议等档案，应在活动结束后30日内完成归档移交工作。

3．财务当年形成的会计档案在本处室进行立卷、分类、整理、编目、编页码、装订、装盒，可由处室临时保管一年，再移交单位档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，最长不超过三年。最迟于次年3月底向局档案室移交，并附移交清单，办理交接手续。

4．机关各处室获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物应每季度与归档文件一起移交局档案室。

5．反映局领导参加的重要活动的照片、音像等资料，应由摄影者、录音者或承办部门于本次活动结束后5天内整理完毕并编写说明移交局办公室。

6．代表局外出学习、参观、考察，参加各种会议的材料以及专题项目等，应在任务完成后5天内将材料整理好向局办公室移交。

7．各直属单位应每月归档入库，重大活动、重要事项档案应及时收集归档。

三、档案利用

（一）因工作需要查档，必须填写查档申请表，经本处室负责人，办公室负责人共同签字后才能查阅档案，不得任意扩大查阅范围。档案利用流程图详见附件2。

（二）查阅党组记录、密级文件需经局办公室主任批准。

（三）查阅档案不出档案室。如确系工作需要，须办理借出手续，时间一般为5天。到期仍需要者，可办理续借手续。

（四）查阅人员要爱护档案，不得拆卷、抽取、抽换、涂改、批注、勾画卷内文件，不得私自复印和转借，保持案卷完整、清洁，使案卷不受污损。

（五）外单位查阅档案，需凭单位介绍信，经办公室主任批准后查阅，涉及重大问题需经局领导同意。

（六）查档结束后，请把查档利用情况写份说明交局档案室备案。

（七）档案人员须认真负责，热情服务，积极主动做好提供利用工作。

直属单位查档利用权限依据局相关规定参照执行。

四、安全保密

（一）对各级党政机关和有关部门发来的密级文件、电报、（传真件）、简报、刊物和领导人讲话等材料，办公室主任和档案管理人员承担保密义务，做好保密工作。

（二）严格遵守《保密法》有关规定，严守党和国家机密，确保档案安全。任何人不能泄漏档案机密、抄录和私藏档案。

（三）严禁利用档案营私舞弊或为非正当活动提供服务。

（四）严格执行档案的有关规定，任何人不得擅自销毁档案。

（五）发现档案工作中遗失、泄密和不安全因素，应及时向局办公室主任（保密主官）报告，并迅速采取补救措施。

（六）如聘请专业档案服务公司进行档案事务服务，必须与其签订《安全保密协议书》。

五、鉴定评估

（一）鉴定工作由分管档案工作的局领导、办公室主任、档案工作人员及其他有关人员组成鉴定小组，对超过保管期限的档案进行鉴定。

（二）鉴定必须依据相关的规定，采取直接鉴定法，准确评估判定档案的存毁。

（三）档案鉴定每一次都要写出鉴定报告，由鉴定小组负责人签字。鉴定时间可采取定期或不定期的方式。

（四）档案通过鉴定，要求达到保管期限准确，质量达到标准规定，鉴定中发现不准确、不完整的，鉴定小组应及时通知有关部门和人员负责修改和补充。

（五）档案销毁前必须经过鉴定，严格掌握，要造具清册，由鉴定小组提出申请，经局领导审批。

（六）档案销毁要严格执行保密制度，指派两人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签名。

六、保管存放

（一）档案室系档案保管的机要重地，无关人员严禁入内。

（二）档案室要保持清洁卫生，通风透气，积极做好防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等工作，确保档案的完整与安全。

（三）档案室要保持适当的温湿度，温度控制在14~24℃，相对湿度在45~60%，并时常观察、记录温湿度变化，及时进行调节。

（四）档案柜、架排列有序，统一编号，做到整齐统一。库房要有示意图。

（五）定期对库藏档案的安全情况进行全面检查，并做好记录，经常进行清理核对，做到帐物相符，发现问题及时解决。

（六）档案室内严禁烟火，不得堆放杂物与档案无关的物品。

七、其他

（一）本制度由局办公室负责解释。

（二）本制度自发文之日起施行。

附件：1．局机关各门类档案责任部门一览表

2．档案利用流程图

3．查档申请表

4．档案移交清单